みなさんの会社では働き方改革進んでいますか？
たとえば、
- 業務量を見直さず、「早く帰りましょう」とか、
- 有給休暇をとれない計画やお客様との取引を見直さず、「有給休暇とりましょう」とか、
- 効率化のためのリソース(人や時間)なしに「もっと生産性を上げましょう」とか、
形だけの改革が行われているところも多いのではないでしょうか。 実は・・わたしが働いている会社でも中身のある働き方改革ができておりません。
しかし、だからといって、いつまでも環境が変わるのを待つのは健全じゃないかもと思ったので、１人働き方改革を続けてます。
当記事ではいままで実施してきたことをメモしていきます。
何か馴染む案があれば、良かったら試してもらえると幸いです。
仕事を始める前の事前確認
残業をしないための取り組みは、仕事が始まる前から始まっているといっても過言ではありません。
しっかりと仕事を引き受けないと、今後の交渉や調整がしづらくなるので、心してかかりたいです。
最低限、以下のようなことは聞いています。
- 期限の確認
- 仕事の進めかた確認
- やらないことの確認
- 最終成果物や後処理の確認
「仕事の進め方」に関して補足すると、どういう情報を使用して仕事をするとか、（他の仕事で忙しい場合に）こういうペースで仕事するけど大丈夫？みたいな確認をしていくつもりです。
相手によっては今すぐ始めてほしいものがあると思います。
しかし、こちらの忙しさの都合で、たとえば、明日から3時間ずつしか仕事ができない場合もあるかと思います。
そのすれ違いをココで無くします！
絶対残業しないと決めること
毎日、残業している人の中にも、何か約束があると帰れたりしますよね。
あの現象は、「今日は絶対残業しないぞ！」という強い意志からくる生産性や、業務調整力によるものだと思います。この現象を利用します。
たとえば、以下のような事態があった場合に、残業するでしょうか。
考えてみましょう。
- 大事なお客さんや会社の上役との会合がある。
- イベントの幹事である。
- 1年に1回しかないイベントがある。
- 好きな子とのデートがある。
- 記念日（子供の誕生日や結婚記念）である。
- 家族が寝込んでいる。
- 遠い友人がはるばる日本に来ていて会うことになっている。
なんでもいいです。
自分に合ったものを想像してみましょう。
上記のような大事な約束を破ってでも残業しなきゃいけない危機的状況なのでしょうか。
もし、そうでないなら不要な残業だと思いますので、思いきって帰るのもありです。
仕事は残念ながら、無限に生まれます・・・ きっと残業すれば、その分の新たな仕事が生まれるだけなので、その流れを断ち切っていきたいです。
そもそも、プライベートな用事を調整する前に、まずは業務調整できないか考えるようにしたいです。
残業文化は他に伝染しますので、流れを断ち切り、まずは業務を調整する。 徐々に周りを巻き込んでいきましょう。
残業しないと決めると、定時で帰るにはどうしたらと必死に考えます。
この必死さが高い生産性に繋がりますし、
残業をあたりまえにしない健全な働き方に繋がるとわたしは考えています。
本当に予定を入れてしまう
先程のものと似てます。
予定がないとどうしても残業しちゃう人向けです。
であれば、本当に予定を入れちゃえばいいのです。 たとえば、
- 勉強会に参加する。
- 家族と食事をする。
- 子どもと遊ぶ。
- ジムに行く。
どんな些細なことでも構いません。
何か理不尽な依頼があれば「予定があるのでごめんなさい。」とかわしましょう。
予定があるのは本当なんだから、自信を持って言いきりましょう！
そもそも残業はゼロでプライベートを犠牲にしないのが健全だと思うので、 「残業はまずしないり予定があったら帰る」という健全さを周りの人にも気づかせたいです。
仕事の主導権を握る
とにかく先手必勝です。 たとえば、
- 「もし○日までに仕様がこのまま決まらなかったら、このタスクの完了は△日遅れる見込みです。調整できますか。」
- 「突発の問い合わせ対応をすることになったため、このタスクの完了を△日遅らせる調整は出来ますか。」
- 「この仕事はこう進めます。これはやらないつもりですがいいですよね。」
のような感じで、マネジメントの抜けや甘さをしっかりと確認していきましょう。
相手から「調整する」などの言質を取りましょう！
もし主導権を握らないと、残業せざるを得ない手遅れ爆弾に仕上がってから、仕事がふってきます。
早めに抜け穴をシャットアウトすることをおすすめしま。
「上司のマネジメントスキルが低いのが悪い」という意見もあるかと思います。 たしかに悪いです笑。
ただ、メンバーに1秒たりとも残業させず、適切な人材に、適切な指示を、適切なタイミングで出せるような完璧な上司はいるでしょうか。
そんなもんは神様です。
上司も人間だということを忘れないでいきましょう。
- 計画がずれることも、
- 判断が鈍ることも、
- 指示を出すのが遅れることも、
- 無意識にえこひいきすることも、
- 調子が出ないことも、
- 休むこともあります。
人の不完全さの解決は、一旦、未来のAIにでも任せ、現実的なことを考えたいです。
上司の抜けやマネジメントスキル不足に対して、ちゃんと確認できるかどうかが鍵です。
でないと、共倒れです。
逃げずに確認することは、認識の違いをすり合わることにもつながり、
最終的にいつまでにどこまでやればいいのかが見えるのでおすすめです。
上司のマネジメントスキルを向上させるためにも、指摘することや改善を提案することは大事なことですので、はっきりと伝えましょう。
リスクや課題をすべて洗い出す
未来の仕事を常に先回りして、やばいもんは全て出し尽くしましょう！
放置をやめる
課題やリスクは残業のもとですので、放置せずに早めにどう処理するかを決めたいところです。
放置した結果、「これ明日中にやってほしい」など無茶な要求が飛んでくることがあります。
当然、無茶振りする上司のほうが悪いのですが・・
ただ、なんとなく課題に気づいていたのに放置してしまった方にも改善の余地があるかと思います。
放置せず1週間早めに、対処方法を議論していたら、別の未来が待っていたかもしれません。
こぼれ球を拾う
仕事をしてると、
- 「これ誰が担当するんだろう？」
- 「お客さんとウチどっちが担当するんだろ？」
といった仕事のこぼれ球がありがちです。
本来なら仕事定義のあいまいさをなくすよう心がけるのが大事ですが、
何事も最初から完璧はありませんので、わたしは事実を受け入れて前に進むようにしています。
こぼれ球を拾って、議論のテーブルに上げましょう。**
たとえば、
- 「こっちの仕事はわたしが実施するでOKですよね？その代わり、この仕事はAさんにお願いしてもいいですか？」
- 「この仕事はお客さまにやってもらいため、早めに依頼しておこう。」 などです。
あいまいさを排除する癖をチームやお客さま内に醸成しましょう。
仕事を押し付けられない工夫
せっかくリスクを伝えたのに、「じゃあ、対応しといて？」と忙しさが考慮されずに指示が飛んできたら悲しいものです。
言った者負けにならないよう、事前に「もし、すぐ着手の場合には、今わたしは○○で手一杯なので、担当を他の方にしてもらうことは可能ですか？」と言えるようにしておきましょう。
それでも無理にお願いされたら、
- 「なぜ、その期限までに実施しなければならないのですか。」
- 「今担当しているタスクを引き取って貰えたらできます。」
- 「期限を変えたら出来ますけど、本当に期限は変えられないのですか？」
などと伝え、マネジメント心を刺激し、無茶を当たり前にしない文化を醸成しています。
後述しますが、その時に自分の負荷状況も知っておくといざとなったときに助かります。
「リスクを伝える＝自分のタスクが増える」という文化を破壊していきましょう。
負荷状況を可視化しよう
有給や社内庶務も含め、自分の負荷状況を可視化しましょう！
仕事引き受け時から負荷が100%を越えるようなら、仕事の受け方がまずいです。
理想は仕事を受ける前に、
「来月は○%空きがありそうだ、じゃあもし仕事の依頼があっても一部しか引き受けられないな」
みたいな思考整理が出来ていることです。
そうすることで仕事依頼者と適切な交渉が出来ます。
過去の資産を活かす
参考やお手本となる資料が必ずあるはずです。
毎回、１から作成するのは時間がかかってしょうがないです。
きっと残業してしまいます。。
１から作成することに価値があるなら良いのですが、きっと、そうじゃないことが多いです。
元からあるものをベースに中身で勝負をしましょう。
自分をスーパーマンと思わない
大抵、自分がぎりで見積もった時間より多くの時間がかかります。
今までそれで何度オーバーしたことか、お心当たりありませんか？ わたしもそうです苦笑。。
自分の力を過信しすぎず、ざっくり多めに見積もりましょう！
ざっくりなのは見積もりする時間も馬鹿にならないのでね。
「早く終わりそうなら事前に報告するんで」くらいのほうがいいかと思います。
遅延しそうになると、挽回策を考えたり、思考不足でミスったり、進捗報告時間が増えたり、余計な時間が増えて、ますます遅れるかと思います。
少なめの見積もり申告は、周りの見積もり感覚がどんどん厳しくなってくるので、他のメンバーにも害悪です。
余ったら余ったで良いじゃないですか。
よく「パーキンソンの法則」により無駄な時間を過ごしてしますとかいうかもしれませんが、大丈夫です。
- 目標時間とバッファ時間を分けて必死に取り組む。
- 生産性を評価する。
- 余った時に何を進めるかまで計画的に決めておく。
ようなことをしていれば、巷でいわれているような無駄な時間はなくなります。 自分で厳しい期限の呪いをかけるのはやめましょう。
今戦うべきものは他にあります！
本当の期限を聞いてリスケを提案しよう
だいたい仕事の期限はバッファが積まれています。 なので無理に期限に間に合わせようとするのではなく、 その前に調整可能な期限を聞いてみましょう。
もし、バッファをすべて食いつぶさないことが確実なケースの場合、
リスケは楽に承認もらえるかと思います。
逆に、いつ終わるかもわからない場合には、
リスケしににくなります。
なので、日々、仕事のペースや想定外の追加タスクを振り返り、交渉材料を用意しておきましょう。
もし、リスケしづらい、どうせ無理だとしても、遅れそうなことは周りに伝えるべきかと思います。
この初期報告がないと、「なんでもっと早く言わなかったんだ。」とただただ怒られるかもしれません。
伝えていれば、
「○前に遅れそうだと言いましたけど、何か調整してくれましたか。わたし自身ももっと～したほうがという反省点がありますが、今はどう進めるかを考えたいです。相談にのってくれませんか。」
など、話を切り返しやすいです。
全て自分でやろうとしない
何か分からないことがあると、ついつい自分ですべて解決したくなりますよね。 ですが、お金と時間を浪費しているだけでは前には進みません。
わたし自身もいつも困ってます苦笑。
そういう時は小さなリミットを決めるようにしています。
続けたい気持ちを、一度ぐっとこらえて、仕事を前に進めましょう。
まずは、雑談レベルでいいので、他のメンバーに分からないところを打ち明けましょう。
どんな人でも、案外、自分の気づかぬ視点をくれたりするものです。
また悩みや解決策を共有することは、組織力向上やお互いのスキルアップに繋がる場面もあります。
Aさん「実は、〜で悩んでて」
Bさん「あ〜それは〜するといいよ」
みたいな悩みを気軽に打ち明けられる関係性を構築できると、仕事はどんどん進むし、スキルアップも早いです！
（もちろん相手のアドバイスの意味も分からず、自分の仕事に適用するのは、スキルアップとは逆効果だし、災いの元なので絶対やめましょう！）
自分のためにもチームのためにも、プライドを捨て、勇気を出して、悩みを打ち明けましょう！
まとめ
今後の日本では、働き方改革ができなかった企業や人が冷遇される時代が必ず音連れます。
今回、その未来に危機感を持ち、少しでも周りの人の残業が減ればいいなと思い、記事を書きました。
まず、「残業はゼロであるのが普通」という意識を忘れないでください。
たとえ、ほんのちょっとしか残業をしてなかったとしても、
残業がある限り、改善しなきゃいけないことがあったんだと振り返りたいです。
実は、１人働き方改革と言いつつ、一緒に働く仲間やお客さんに容赦ない交渉や指摘をしており、周りを巻き込みつつあります。
ただ、会社によっては、話が通じない最悪なところもあるので、その場合には、人生が台無しになる前に脱出することをおすすめします。 改善する前に定年を迎えてしまうかもしれません。
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黙っているのではなく、ちゃんと伝える、行動することは、今後の日本の働き方に必要だと思い、嫌がられても続けます。
なるべく言い方も柔らかく伝わるよう頑張ります！**
みなさんも環境が変わるのを待つのではなく、 わたしと一緒に働き方改革でまわりを変えていきましょう！
