ここもちろぐ

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仕事の依頼メール|依頼完了点をどこに置くか

email-3249062_640 (1) こんにちは。もちです。

メールで仕事を依頼したり、質問したりする経験は誰しもあるかと思います。
わたしもメールでよく仕事をしますが、今回の記事では、過去、返事がなかなか来ず、もやもやした失敗談を話そうかと思います。

具体的には、「メール送信」しただけで仕事の依頼が完了したと思い込み失敗した経験です。

失敗したエピソード

新人だった頃、とある社内のちょっとしたことをメールで何人かに依頼した時の話なのですが、メールを送り、返事を待っておりました。

あの頃は新人だったこともあり、メールは返さないと申し訳ないという気持ちに支配されていたため、 必ず返信があるだろうと思い込んでいたんですね。
しかし、依頼した人の中の一人から返事が来ず、「大丈夫かな」ともやもやした気持ちで待っていました。

※ちなみに
今ならわかりますが、「メール返信は義務じゃない」んですよね。

案の定、その方は、メールをスルーしていたことが、後日、口頭でお願いしに行った時に気づきました。

口頭でお願いして、ようやくもやもやが晴れたのですが、そもそも「メール送信」するだけで依頼完了したつもりになっているから、もやもやするのだと大変反省しました。

仕事の依頼完了点をどこに置くべき?

じゃあ、どこで依頼を完了したと判断すれば、もやもやしなかったのか。
人それぞれあるかと思いますが、
わたしは、「次の行動が計画されるまで」だと思います!

※ちなみに
ここで言う、計画とは「明日から着手するか〜」と頭で軽く考えた程度も含みます。

少なくとも、計画されるまでの間は、自分が面倒みる覚悟を持つことで、無駄にもやもやはしないと思います。

しかし、「いつやる?」とか、「着手しましたか?」とかを、毎回聞くのは相手も自分も疲れちゃうので、

そこは、相手に合わせて、

  • リマインドしたり、
  • 口頭で補足したり、
  • 計画から実行に移したかを確認したり、

を調整すればいいのかなと思います!

※ちなみに
相手からの返信もないのに、フォローを全くしないのは、丸投げですのでやめましょう!

話を戻します。

以降、なぜ、メール送信だけではNGだったのか理由と具体例をお話したいと思います。

なぜ、メール送信だけではNGなのか

メール送信を依頼完了点にすることをおすすめしない理由は、相手がメールを読んだのかさえ分からないからです。
この分からないという状況が、不安に繋がり、もやもやします...苦笑。

メールを読んだかどうか以外にも越えなくてはいけないハードルがあります。
そのメカニズムを探るため、試しにメールプロセスを分解してみました。

メールプロセス

自分

  1. メール送信

相手

  1. メール開封
  2. メール全文を読む
  3. 内容を理解
  4. 依頼を受けるか検討/決定
  5. (相手の任意)返信
  6. 次の行動が計画される
  7. 行動を開始

簡単に分解しただけでも、相手が行動を開始するまでに様々なハードルが立ちはだかっています。

結局、相手が行動を開始するまでに、どこかのハードルで止まると依頼の目的は達成できないわけです。

なので、「メール送信」を仕事の依頼完了点にするのは不安になるのだなと、改めて思いました。

解決までのヒント

SBI証券のサービスを例に挙げます。

図 SBI証券のメールボックス post_image_sbi

↑↑のように、SBI証券のメールボックスには、読んで理解したかをユーザに明示的に確認するボタンがついています。

SBI証券は、お金を扱うこともあり、ユーザと自社を守るために、メール通知が一味違うような気がします。
重要なメールはチェックしない限り、取引もできないため、メールを見ざるを得ない工夫がされています。

SBI証券以外のサービスでも、
新規登録の際、メールを送信するだけでなく、メールがちゃんと届いたかを仮登録で確かめるものがありますよね。
メールの既読機能があるものなど。

このように、ユーザにメール送信して、ハイ終わりではなく、
次の行動に繋げる何らかの工夫が必要です。

なので、わたしも自分なりにあった方法を見つけ実践しています。

わたし流の解決策

急ぎ、または大事な仕事の場合

今までどおり、「メール+口頭」でお願いするようにしています。

なぜ、メールだけにしないかというと、相手が理解したかや、行動に移せそうかを確認するのは、お互い口頭で行った方が早くて、かつ確実だからです。

逆に、口頭だけにしないのは、認識違いを防いだり、相手に記録や理解を

「丸投げしたくない(´・ω・`)」

と思っているからです。
お願いするからには依頼内容を全部メモらせるなどなるべく負担をかけたくないのです。

気にならないよって言ってくださる人もいるかもしれませんけどね。。
逆の立場だと、「ちょっぴり嫌かも!」って思うので、わたしはそう考えてます。

急ぎでもなく、大事でない仕事の場合

まずは「メール」でお願いします。

同時に、スケジューラに依頼内容を突っ込み、返信や反応があったかを確認するタイミングで鳴るアラームをセットします。

※ちなみに スケジューラにはthunderbirdのタスク機能を使用してます。

アラームをセットすることで、「一旦、何もかも忘れられる」という安心感を獲得できるのでおすすめです。

そして、後日、相手からの反応があれば、OKです。

反応があった場合

この時点で依頼完了だと思っています。
あとは、アラームを進捗確認したいタイミングに延期させて、そのまま依頼の管理に移行しています。

反応がなかった場合

口頭で確認しにいくようにしています。
大して、急ぎでも大事でない仕事でも、期限はありますし、必要だからこそ仕事なのです。
遂行する責任もあります。

なので、丸投げにせず、さりげなく状況や理解を確認しにいってます。

これで、反応あるなしに関わらず、相手が動いてくれそうか分かる状態に持っていけます!

まとめ

今回は、依頼の完了点をどこに置いたらいいか話しました。

私の場合、基本的に「次の仕事が計画される」をベースにして、相手によって調整しています。

  • しっかりされている方は、返信があればOK
  • そうでなければ、計画が実行されるまでウォッチ

といった感じです。

これからも、依頼する側、された側が、気持ちよく仕事が出来るように、頑張っていきたいです!


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